Yurtdışı Uluslararası Toplantılar Yurtdışı Toplantı Raporu Özet Bilgi Formu

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü Sayı :26444573-010.06.01 ÇOK İVEDİ Konu :Yurtdışı Uluslararası Toplantılar 28.06.2016 / 17042883 DAĞITIM YERLERİNE Yurtdışı Uluslararası Toplantılara ilişkin olarak Bakanlık Makamı'ndan alınan 22 Haziran 2016 tarihli ve 16911073 sayılı yazı ile eklerinin bir örneği ilişikte gönderilmektedir. Bilgi ve gereğini arz/ rica ederim. Hasan KÖSEOĞLU Genel Müdür EK: 1 Yazı örneği ve ekleri DAĞITIM: - Müsteşar ve Müsteşar Yardımcılarına - Tüm Merkez ve Taşra Birimlerine T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü Sayı :26444573-010.06.01 Konu :Yurtdışı Uluslararası Toplantılar 27.06.2016 22.06.2016 / 16911073 DAĞITIM YERLERİNE Gümrük ve Ticaret Bakanlığı'nın Teşkilat ve Görevleri Hakkında 640 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname'nin 14 üncü maddesi ile Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü'ne: - "Bakanlığımızın yurtdışı ve uluslararası veya ikili münasebetlerini yürütmek, - Uluslararası kuruluşların kabul ettiği gümrük ile ilgili anlaşmaları ve bunların değişikliklerini takip ederek uygulamaya intikal ettirilmesini sağlamak, - Bakanlığın görev ve faaliyet alanına giren, Avrupa Birliği ile ilgili hususlarda koordinasyonu sağlamak, - Avrupa Birliği kurum ve kuruluşları ve diğer uluslararası kuruluşlarla gerekli temas ve müzakereleri yürütmek, - Avrupa Birliği ile ilgili alanda Hükümetin genel politikasını uygulamaya yönelik tedbirleri almak, uyum ve uygulama çalışmaları ile ilgili işleri yürütmek, - Bakanlığın görev alanına giren konulardaki ikili ve çok taraflı anlaşma, sözleşme ve protokolleri gerektiğinde ilgili bakanlık ve kuruluşlarla işbirliği halinde hazırlamak, müzakerelerini yürütmek ve ulusal mevzuata aktarılmasını sağlamak, - Bakanlığın görev alanına giren konularda Bakanlığın dış kaynaklı ve uluslararası nitelikteki program ve projelerini hazırlamak, yürütmek ve gerekli koordinasyonu sağlamak", görevleri verilmiştir. Bu görevler çerçevesinde Bakanlığın görev ve faaliyet konusu uluslararası ilişkilerinde eşgüdümün sağlanması hususu ile gerek yurt içinde gerekse yurt dışında uluslararası toplantılara hazırlık, katılım, temsil, müzakere, toplantı sonuçlarının değerlendirilmesi, yeni politikalar belirlenmesi ve bu işlerin Sekretarya işlemlerinin yürütülmesi büyük önem arz etmektedir. Bu çerçevede, Bakanlığın görev ve faaliyet konusu uluslararası ilişkilerinde eşgüdüm ile yurtiçinde veya yurtdışında uluslararası toplantılarda daha fazla etkinliğin sağlanması ve verimli sonuçlar alınması için aşağıdaki hususlara uyulacaktır: 1. Genel olarak Bakanlığımız görev ve yetki alanı çerçevesinde ikili veya çok taraflı uluslararası ilişkiler boyutu olan faaliyetlerin koordinasyonu Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü'nce yürütülecek, bu konuda gerekli koordinasyonun sağlanması hususunda diğer tüm birimlerce gerekli tedbirler alınacaktır. 2. Yurt içinde veya yurt dışında yapılacak uluslararası toplantılara ilişkin toplantı davetleri Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü'nce ilgili tüm birimlere gönderilecek, böylece toplantılara katılım konusunda eşgüdüm sağlanacak ve katılımcı potansiyeli geniş tutulacaktır. Herhangi bir nedenle Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü dışındaki birimlere doğrudan intikal eden toplantı davetleri, katılım hususu bildirilmeden değerlendirme yapmak ve koordinasyonu sağlamak üzere Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü'ne intikal ettirilecektir. 3. İlgili birimlerce toplantı için isim belirlenirken mutlaka konuyla doğrudan ilgili birimden ve duruma göre; memur, şef, uzman yardımcısı, uzman, şube müdürü, daire başkanı, merkez denetim elemanı gibi merkez personelinin yanı sıra taşra teşkilatında çalışan personelin de katılım sağlaması gözetilecektir. 4. Toplantı konularında ve katılımda süreklilik iki şekilde sağlanacaktır: Ya çok detay ve uzmanlık gerektiren konularda aynı kişinin katılım sağlaması gözetilecek; ya da önerilen kişi aynı veya benzer konulara ilişkin önceki rapor ve belgeleri inceleyip gerekli hazırlıkları yaparak toplantıya katılacaktır. Düzenli olarak katılım sağlanan toplantılar için zorunlu olmadıkça aynı toplantının farklı oturumlarına farklı temsilcilerin katılım sağlamasının önüne geçilecektir. 5. Toplantı çağrıları ilgili birimlerce titizlikle değerlendirilecek, önceki oturumlarına katılım sağlanıp sağlanmadığı, devamında katılımın yararı olup olmadığı gibi fayda/maliyet analizleri yapıldıktan sonra katılım konusunda karar verilecektir. 6. Toplantılara gereğinden fazla katılımcı gönderilmeyecek, katılım düzeyine dikkat edilecek, teknik bilgi ile dil bilgisinin aynı kişide toplanmamış olduğu durumlarda ya da sekretarya gerektiren işlerde ilave personel eşlik edebilecektir. Bakanlık adına koordinatör veya irtibat noktasının gönderileceği uluslararası toplantılar ile oturum başkanı, moderatör gibi stratejik görevlerin üstlenileceği toplantılar için temsilci belirlenirken uygun pozisyon ve nitelikte olan personelin seçilmesine ve bu tür toplantılar ile ülkemizin menfaatlerinin savunulması gerektiği toplantılara katılımın sürekliliğine dikkat edilecektir. 7. Toplantılara ilişkin görevlendirme onay işlemlerinde, Başbakanlığın 18.01.2007 tarihli ve 2007/3 sayılı Genelgesinde belirtildiği üzere geçici görevlendirmeler zorunlu hallerde yapılacak, görevin süresi ve görevli sayısı en az seviyede tutulacak, bütçe imkanlarının elvermediği hallerde yurtdışındaki toplantılar için katılım öngörülmeyecektir. Ancak katılımın mutlak zorunluluk arz ettiği toplantılar, gerekçesiyle birlikte Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü'ne bildirilecek, anılan Genel Müdürlükçe diğer birimlerin ödenek imkanları dikkate alınarak yapılacak değerlendirme, ilgili birimin görüşüyle birlikte Bakanlık Makamına sunulacaktır. 8. Bakanlığımızca katılım sağlanacak toplantılara ilişkin yurtdışı geçici görevlendirmeler ile ilgili olarak diğer kurumlara yapılacak bildirimlere yönelik işlemler Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü'nce yerine getirilecektir. 9. Yurt dışı toplantıya katılım sağlamak üzere belirlenen temsilci, onay işlemlerinin tamamlanması için süresi içerisinde Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü'ne bildirilecektir. Bu kapsamda Birim Amiri imzalı resmi yazı ile ekli formatta düzenlenecek Yurtdışı Geçici Görevlendirme Formu, Toplantı Bilgi Notu, toplantı davet yazısı ve hesap pusulası ivedi durumlar haricinde toplantı tarihinden en geç on (10) gün önce Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü'ne bildirilecektir. 10. Bakanlığımız personeline yönelik olarak Eğitim Dairesi Başkanlığı'nca düzenlenen yıllık eğitim programlarında yurtdışında davranış, temsil ve müzakere teknikleri konusuna da yer verilecek, ayrıca ilk kez bu tür toplantılara katılacak personele, bağlı olduğu birimi ve Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü'nce toplantılarda dikkat edilecek hususlara ilişkin bilgi verilecektir. 11. Bakanlık politikaları ve ülkemiz açısından önem arz eden konularda; mutlaka ön toplantı yapılarak Bakanlık politikası belirlenecek, keza katılım sonrasında yine değerlendirme toplantısı yapılarak toplantı sonuçlarına ilişkin olarak Bakanlık Makamına bilgi verilecektir. Bu ön toplantıların koordine ve sekretaryası Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü tarafından yerine getirilecektir. 12. Aciliyet gerektiren ve önemli kararların alındığı toplantının dönüşünü takip eden ilk iş günü içerisinde katılımcılar, sıralı amirlerine toplantı sonuçları hakkında şifahi olarak bilgi vereceklerdir. 13. Toplantı raporları ve eki belgeler (toplantı tutanağı, sunumlar vb), toplantı dönüşünden en geç iki (2) hafta içerisinde, ekte yer alan Yurtdışı Toplantı Raporu Özet Bilgi Formu ile birlikte EBYS ortamında Birim Amiri imzalı olarak Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü'ne, bir örneği de bilgisayar ortamında ([email protected]) e-posta adresine gönderilecektir. Toplantıya birden fazla birimin temsilcilerince katılım sağlanması halinde için temsilciler, gerekli koordinasyonun sağlanması amacıyla ortak bir rapor hazırlayacaklar ve yukarıda belirtildiği şekilde rapor ve eklerini Birim Amiri imzalı olarak Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü'ne ileteceklerdir. 14. Tanzim edilen raporlarla ilgili olarak; a) Gidilen ülkelere ya da kuruluşlara yönelik husumet uyandırabilecek görüşlere ve toplantıyla doğrudan ilgisi olmayan hususlara yer verilmeyecek, b) Raporlar, tanzim eden ilgili birimlerce de mutlaka incelenerek gerekli durumlarda raporda yer verilen değerlendirmeler hakkında ilgili birimlere mütalaa bildirilecektir. c) Yurtdışı Toplantı Raporu Özet Bilgi Formu'nun "Toplantıda Alınan Önemli Kararlar ve Öneriler" bölümü, raporun görüş, değerlendirme bölümünde belirtilen ve özellikle ülkemizi etkileyecek -varsa- kararlar ve önerilere özet bir biçimde yer verilmesi suretiyle doldurulacaktır. Birimler toplantıya katılım sağlayan temsilcilerinin Yurt Dışı Toplantı Özet Bilgi Formu'nda yer verdikleri sonuç ve değerlendirmeler hakkında görüşlerini Form'da ayrıca belirteceklerdir. 15. Katılım sağlanan uluslararası toplantıların raporlarına ilişkin değerlendirme ve sonuçları, Bakanlık Makamının bilgilendirilmesini gerektirecek düzeyde önem arz etmesi halinde, ilgili birimce gerektiğinde diğer birimlerle koordinasyon halinde yapılan çalışmalar ve sonuçlarını da içerecek şekilde üçer aylık dönemler halinde Bakanlık Makamına sunulmak üzere Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü'ne ayrıca bildirilecektir. 16. Bakanlığımız ilgili birimlerince genel paylaşıma açılmasında sakınca görülmeyen raporlar, Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü'nce Bakanlığımız yerel ağ sisteminde (Gümrük Intranet) yayımlanacaktır. Birimler Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü'ne raporları iletirlerken, yayımlanmasında sakınca olup olmadığı hususuna da özellikle yer vereceklerdir. 17. Uygulamada ortaya çıkabilecek tereddütler ve diğer hususlar Avrupa Birliği ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü'ne intikal ettirilecektir. 18. Konuya ilişkin 02.09.2008 tarihli ve 70 sayılı talimat yazısı yürürlükten kaldırılmıştır. Bilgi ve gereğini rica ederim. Bülent TÜFENKCI Bakan EKLER: 1- Yurtdışı Geçici Görevlendirme Formu 2- Yurtdışı Toplantı Bilgi Notu Formu 3- Yurtdışı Toplantı Raporu Özet Bilgi Formu DAĞITIM: - Müsteşar ve Müsteşar Yardımcılarına - Tüm Merkez ve Taşra Birimlerine T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI YURTDIŞI GEÇİCİ GÖREVLENDİRME FORMU 1) YURTDIŞI GEÇİCİ GÖREVE İŞTİRAK EDECEK KİŞİYE İLİŞKİN BİLGİLER Adı ve Soyadı Görevli Olduğu Birim Unvanı T.C. Kimlik No Telefon No Bitirdiği Okul Bildiği Yabancı Dil Dil Puanı, Türü ve Yılı Göreve Başlama Tarihi Hizmet Süresi Bu Toplantının Daha Önceki Oturumlarına Katılıp Katılmadığı 2) İŞTİRAK EDİLECEK TOPLANTIYA İLİŞKİN BİLGİLER Toplantının Adı ve Konusu Yeri ve Tarihi Düzenleyen Kuruluş Davet Yazısının Tarih ve Sayısı Hareket ve Dönüş Tarihi Seyahate İlişkin Tüm Masraflar Tutarı (TL) Bağlı Bulunduğu Birimin Bütçe Tertibi 3) 01.01.2015 YILINDAN BUGÜNE KADAR YURTDIŞINDA İŞTİRAK EDİLEN GÖREVLERLE İLGİLİ BİLGİLER* KONUSU YAPILDIĞI ÜLKE TARİHİ SÜRESİ (Yol dahil) 1 2 3 4 5 (*) Protokol ve Onay Birimi tarafından doldurulacaktır. Talep Eden Daire: Tarih: T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI YURTDIŞI TOPLANTI RAPORU ÖZET BİLGİ FORMU Görevlendirme Onayı'nın Tarih ve Sayısı (1) Toplantının Adı ve Toplantıyı Düzenleyen Kuruluş Toplantının Yeri ve Tarihi Toplantıya Katılanlar (2) Rapor Düzenleme Tarihi Toplantıda Alınan Önemli Kararlar ve Öneriler (3) Birim Görüş/Önerisi (4) Toplantı Raporunun Gümrük Portal'da Yayımlanıp Yayımlanmayacağı (5) Raporun AB ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü'ne Geliş Tarih ve Sayısı (6) (1) Bu bölüme toplantıya katılan Bakanlığımız personelinin görevlendirme onayının tarih ve sayısı yazılacaktır. (2) Bu bölüme toplantıya katılan Bakanlığımız personelinin adı-soyadı, unvanı ve birimi yazılacaktır. (3) Raporun değerlendirme bölümünde belirtilen özellikle ülkemizi etkileyecek-varsa-kararlar ve öneriler azami 10 cümlede ifade edilecektir. (4) Bu bölüm toplantıya katılan personelin birim amiri ya da görevlendireceği amir tarafından toplantıda alınan kararlara ilişkin-varsa-görüş ve önerileri için doldurulacaktır. (5) Bu bölüme toplantı raporunun Gümrük Portal'da yayımlanıp yayımlanmayacağı yazılacaktır. (6) Bu bölüm AB ve Dış İlişkiler Genel Müdürlüğü'nce doldurulacaktır.