İhbar kayıtlarının ilk kaynak gümrük idare tarafından genel ihbar olarak kaydı, yerel ihbar ve takibatları

T.C. TİCARET BAKANLIĞI Gümrükler Muhafaza Genel Müdürlüğü Sayı :79592197-010.07.01 Konu :İhbar Kayıtları Hk. 28.08.2018 / 36825211 DAĞITIM YERLERİNE Genel Müdürlüğümüze taşra birimlerinden intikal eden bilgilerde Gümrük İhbar programında farklı taşra birimlerince aynı kaynağa ait aynı şahıs, taşıt ya da firmaya ait mükerrer kayıtlar oluşturulduğu, bunun da iş yükü ve zaman kaybına sebebiyet verdiği belirtilmektedir. Mevcut Gümrük İhbar programında ihbarın niteliğine göre ihbar kaydı "genel ihbar" veya "yerel ihbar" şeklinde seçilerek oluşturulmakta ve "DAĞITIM" sekmesinden Bakanlığımızın ilgili birimleri ayrı ayrı seçilerek kayıt tamamlanabilmektedir. Taşra birimlerine intikal eden ihbarların "yerel ihbar" ya da "genel ihbar" şeklinde alınıp alınmayacağı ve dağıtımda hangi birimlerin seçilmesi gerektiği kayıt yapan birimin inisiyatifinde iken gelen ihbarların "yerel ihbar"a alınarak diğer ilgili taşra birimlerine EBYS üzerinden yazı ile bildirildiğinden aynı içeriğe sahip ihbara ait mükerrer kayıtlar oluştuğu gözlemlenmiştir. Bununla birlikte Gümrük İhbar programında yapılan revizyonla ihbar konusu şahıs, taşıt ya da firmaya ilişkin kayıt oluşturulurken ihbar konusu şahsa, taşıta yada firmaya ait ihbar kaydı olması durumunda program uyarı vermesine rağmen program kullanıcısı kayıt yapan birimin personelinin, çıkan uyarıya "devam et" sekmesini tıklayarak kayıt oluşturduğu, bunun da kaynağı aynı mükerrer ihbar kayıtlarına sebep olduğu anlaşılmıştır. Bu kapsamda mükerrer kayıtların önüne geçilebilmesini teminen; - Müdürlüğünüze intikal eden ve birden fazla taşra birimini ilgilendiren ihbarların sadece ilk kaynak idare tarafından "genel ihbar" şeklinde kayda alınması ve dağıtım sekmesinde ilgili taşra birimlerinin seçilerek kaydın tamamlanması, - Günümüze kadar Müdürlüğünüzce alınan ihbarların değerlendirilerek güncelliğini yitirenlerin takipten kaldırılması, - Güncelliği devam eden ihbarlarda ise; birden fazla taşra birimini ilgilendirmesine rağmen "yerel ihbar" şeklinde kaydı bulunan ihbarların ilk kaynak idare tarafından "genel ihbar" şeklinde güncellenerek ihbarın muhatabı taşra birimlerine bilgi verilmesi, - Bilgi verilen ihbar muhatabı taşra birimlerinin ise güncelleme yapılan genel ihbarlara ilişkin mükerrer yerel ihbar kayıtlarını takipten kaldırması hususunda; Gereğini rica ederim. Murat YAMAN Bakan a. Genel Müdür Yardımcısı DAĞITIM: Tüm Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlükleri Songül