Yeni harcama yönetim sistemine ilişkin uygulamanın 19 Şubat 2018 tarihi itibariyle başlayacağı

T.C. GÜMRÜK VE TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :30272085-841.01.01 Konu :Yeni Harcama Yönetim Sistemine İlişkin İşlemler 19.02.2018 / 32177058 yazıda ilgi tutulmuştur 28.12.2017 / 30756807 DAĞITIM YERLERİNE Bilindiği üzere, 2017/7 sayılı "Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Sistemi Politika Belgesi ve Eylem Planı" konulu Başbakanlık Genelgesi kapsamında "Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi ve Yeni Harcama Sistemi Projesi" Maliye Bakanlığı koordinasyonunda yürütülmektedir. Maliye Bakanlığının (Muhasebat Genel Müdürlüğü) İlgi yazılarında "Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi ve Yeni Harcama Sistemine İlişkin İşlemler" konulu yazılarında belirtilmekle beraber şu hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir: 1) Yeni Harcama Yönetim Sitemi 2018 yılı başından itibaren tüm idarelerin kullanımına açılacaktır. Buna ilişkin takvime göre Bakanlığımız söz konusu sistemi 19 Şubat 2018 tarihi itibariyle kullanacaktır. 2) Yeni Harcama Sisteminde (strateji kullanıcısı,veri giriş görevlisi,gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisi) olmak üzere 4 adet rol belirlenmiştir. 3) Yeni Harcama Yönetim Sistemi e-belge, e-imza altyapısına uygun olarak hazırlanmıştır. Geçiş sürecinde harcama ve muhasebeleştirme işlemlerinde ıslak imzalı belge kullanımına devam edilecektir. 4) Sistemin devreye girmesiyle ödeme işlemlerinde "Kamu Elektronik Ödeme Sistemi" (KEÖS) kullanılmayacaktır. Ödeme işlemleri merkez saymanlık müdürlükleri adına açılmış olan tek bir banka hesabı üzerinden gerçekleştirilecektir. 5) Bütçe giderleri dâhil, harcama birimlerinden muhasebe birimlerine yapılacak tüm ödeme taleplerinde ödeme emri belgesi kullanılacaktır. 2017-2018 yıllarında yapılacak muhasebeleştirme ve yılsonu işlemleriyle kamu kurumları ve saymanlık müdürlüklerinin yapacakları iş ve işlemlerle ilgili ayrıntılı açıklamalar Maliye Bakanlığının İlgi yazılarında belirtilmiştir. Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sitemi kapsamında 2018 yılında uygulanacak "Yeni Harcama Sistemine" ilişkin işlemlerden aksaklığa meydan vermemek ve sağlıklı işlemesini teminen gerekli önemlerin alınarak, ekteki yazı ve açıklamalar doğrultusunda mali iş ve işlemlerin gerçekleştirilmesi hususunda; Bilgilerini ve gereğini rica ederim. Fatih İslam KARAOĞLU Bakan a. Strateji Geliştirme Başkanı Ek: Maliye Bakanlığı yazısı Dağıtım: Tüm Gümrük ve Ticaret Bölge Müdürlükleri 81 İl Valiliği (Ticaret İl Müdürlüğü) T.C. MALİYE BAKANLIĞI Muhasebat Genel Müdürlüğü Sayı :99161486-700 Konu :Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi ve Yeni Harcama Yönetim Sistemine İlişkin İşlemler 5018 sayılı Kanuna Ekli (I), (II), (III) Sayılı Cetvelde Yer Alan Kamu İdarelerine Bilindiği üzere, 2017/7 sayılı "Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi Politika Belgesi ve Eylem Planı" konulu Başbakanlık Genelgesi kapsamında, Bakanlığımız (Muhasebat Genel Müdürlüğü) koordinasyonunda yürütülen Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi Projesiyle; mali işlemlerin yürütülmesine ilişkin olarak geliştirilen merkezi sistemler ile diğer kurumların kendi sorumluluğu altındaki yönetim bilgi sistemlerinin birlikte çalışabilirlik prensipleri doğrultusunda entegre edilerek, birlikte çalışmayı sağlayan teknik bir mimari yapı hedeflenmektedir. Kamu mali yönetim sistemimiz kapsamındaki süreçlere yönelik olarak, başta yapısal elektronik belge olmak üzere, yeni teknolojik imkânların kullanılması ve sistemlerin entegre edilmesi; mevcut durumda kâğıt ortamında yürütülen iş ve işlemlerle ilgili süreçlerin yeniden ele alınmasını ve iyileştirilmesini zorunlu kılmaktadır. Bu kapsamda, Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi Projesinin ilk adımını teşkil eden; entegrasyona açık, süreç yaklaşımını esas alan ve elektronik belge altyapısına uygun "Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi" ile "Yeni Harcama Yönetim Sistemi" temel fonksiyonları İtibariyle kullanıma hazır hale gelmiş ve Merkezi Yönetim kapsamında belirlenen altmış sekiz kamu idaresinde pilot olarak devreye alınmıştır. Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi ile Yeni Harcama Yönetim Sistemi, 2018 yılı başından itibaren Merkezi Yönetim kapsamındaki tüm idarelerin kullanımına açılacaktır. Kamu idarelerinin geçiş sürecine ilişkin takvim EK-1 "de yer almaktadır. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin 5 inci ve 557 nci madde hükümleri çerçevesinde, geçiş süreci ve yeni uygulamaya ilişkin açıklamalar aşağıda yer almaktadır: A. Kimlik yönetimi 1. Kullanıcılar, yeni Kimlik Yönetim Sistemi ve Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi ile Yeni Harcama Yönetim Sistemine oluşturdukları tek bir şifreyle giriş yapacaklardır. Kullanıcılar rollerine göre sistemler arası çıkış işlemi yapmaksızın geçiş yapabileceklerdir. 2. Yeni Kimlik Yönetim Sistemi yetkilendirme işlemleri genel bütçeli idarelerde delegasyon yöntemiyle yürütülecektir. Bu çerçevede Bakanlığımız (Muhasebat Genel Müdürlüğü), illerde Defterdarı ya da Defterdarca uygun görülecek bir yöneticiyi, Muhasebat Genel Müdürlüğü merkezinde insan Kaynakları Dairesi Başkanını ya da Başkanın uygun göreceği bir personeli "Kurum Sorumlusu" olarak yetkilendirecektir. 3. Kurum sorumluları görev alanı içerisindeki muhasebe yetkilileri ve yardımcılarına "Muhasebe Yetkilisi" ve "Muhasebe Yetkilisi Yardımcısı" rollerini verecek, ayrıca muhasebe yetkililerini de "Muhasebe Birimi Kimlik Yöneticisi" olarak yetkilendirecektir, 4. Muhasebe birimi kimlik yöneticileri kendi biriminde yer alan kullanıcıları tanımlayacaktır. 5. Muhasebe birimi kimlik yöneticisi, harcama birimdeki harcama yetkilisini ya da harcama yetkilisinin uygun göreceği personeli "Harcama Birimi Kimlik Yöneticisi" olarak yetkilendirecektir. Muhasebe yetkililerine, Harcama Birimi Kimlik Yöneticilerinin tanımlanması ve rol verilmesi için gerekli bilgilerin temini ile yetkilerinin iptal edilmesi durumu resmi yazıyla gerçekleştirilecektir. 6. Harcama birimi kimlik yöneticileri de harcama birimindeki kullanıcıları tanımlayarak rollerini verecektir. 7. Herhangi bir nedenle geçici ya da sürekli olarak görevinden ayrılan kullanıcıların rolleri Kimlik Yöneticileri tarafından iptal edilecektir. 8. Özel bütçeli idarelerin muhasebe yetkilileri Bakanlığımız (Muhasebat Genel Müdürlüğü) tarafından Muhasebe Yetkilisi ve Muhasebe Birimi Kimlik Yöneticisi olarak yetkilendirilecektir. Muhasebe birimindeki kullanıcılar ile Harcama Birimi Kimlik Yöneticisi ve harcama birimi kullanıcılarının yetkilendirilmesi yukarıdaki esaslara uygun olarak yapılacaktır. 9. Kurum Sorumluları sistemdeki yetkilendirme işlemlerini elektronik imza ile gerçekleştireceklerdir. 10. Kullanıcılar yeni Kimlik Yönetimi Sistemine kimlik.muhasebatgov.tr adresinden ulaşabileceklerdir. 11. Kullanıcılar sisteme asgari olarak; adı, soyadı, vatandaşlık numarası ve elektronik posta bilgileri ile tanımlanacaktır. B. Vergi kimlik numaralarının atanması Harcama birimleri, Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi ile Yeni Harcama Yönetim Sisteminde vergi kimlik numarası (VKN) ile sisteme tanımlanacak ve tüm mali işlemler VKN ile gerçekleştirilecektir. VKN'lere ilişkin işlemler 2017/4 sayılı BKMBYS Duyurusuna uygun olarak yerine getirilecektir. C. Eğitim Bakanlığımızca, kamu idarelerinin muhasebe ve strateji birimlerine Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi ve Yeni Harcama Yönetim Sisteminin kullanımına ilişkin uygulamalı eğitim faaliyetleri (eğiticilerin eğitimi) ikişer günlük programlar dahilinde gerçekleştirilmiştir. Bu eğiticilerin, kamu idarelerinin muhasebe, strateji ve harcama birimlerindeki kullanıcılara, yayınlanmış olan kullanıcı kılavuzları, eğitim videoları ile test ortamlarından yararlanarak gerekli eğitimin ve bilgilendirme faaliyetlerini yürütmeleri büyük önem arz etmektedir. D. Yılsonu muhasebeleştirme işlemleri 02.01.2018 tarihi itibariyle ve 2018 yılı içinde Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemine geçecek olan kamu idarelerinin 2017 yılı dönem sonu ve mahsup işlemleri, mevcut muhasebe sistemi (say2000i) üzerinden gerçekleştirilecektir. Ek-1'de yer alan kamu idarelerinden, yeni sisteme geçişi süreci 2018 yılı içinde Öngörülenlerin, geçiş tarihine kadar yapacakları tüm mali işlemler say2000i sistemi üzerinden yürütülecektir. Geçiş tarihine kadar yapılan mali işlemlere ilişkin veriler, geçiş tarihi itibariyle Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemine aktarılacaktır. 2017 yılında Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemini pilot olarak kullanmaya başlayan kamu idarelerinin yılsonu muhasebeleştirme işlemleri yeni sistemde yapılacaktır. E. Elektronik imza kullanımı Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi ve Yeni Harcama Yönetim Sistemi e-belge ve e-imza altyapısına uygun olarak tasarlanmıştır. Geçiş sürecinde harcama ve muhasebeleştirme işlemlerinde ıslak imzalı belge kullanımına devam edilecek olup, Bakanlığımızca e-imza kullanımına ilişkin bilgilendirme ayrıca yapılacaktır. Yeni sistemde kurum sorumlularının yetkilendirme işlemleri ile genel bütçeli kamu idarelerinin ödeme işlemleri; muhasebe yetkilileri ve parasal sınırlar dahilinde muhasebe yetkili yardımcılarınca e-imza kullanılarak yapılacaktır. F. Bankacılık işlemleri 02.01.2018 tarihinde yeni sisteme geçecek genel bütçeli kamu idarelerinin ödeme işlemleri, Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi Üzerinden yürütülecek olup, Kamu Elektronik Ödeme Sistemi (KEÖS) kullanılmayacaktır. Bu idarelerin ödeme işlemleri merkez saymanlık müdürlükleri adına açılmış olan tek bir banka hesabı üzerinden gerçekleştirilecektir. Merkez dışı muhasebe birimlerine ödemeler için ayrı bir banka hesabı açılmayacak, söz konusu muhasebe birimleri ödemelere ilişkin talimatlarını merkez saymanlık müdürlükleri adına açılmış banka hesaplarına ileteceklerdir. 2018 yılı içerisinde yeni sisteme geçecek kamu idarelerinin ödeme işlemleri geçiş tarihine kadar, mevcut KEÖS ve saiy2000i üzerinden yürütülecektir. G. Çağrı sistemi Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemi, Yeni Harcama Yönetim Sistemi ve Kimlik Yönetim Sistemi ile ilgili karşılaşılan sorunlar, KBS'de yer alan Çağrı Merkezi (Uygulama Destek Hattı) üzerinde ilgili kategori seçilerek açılacak çağrılar ile çözülecektir. H. Yeni sistemin uygulanmasına ilişkin diğer hususlar 1. Muhasebeleştirme belgeleri olarak ödeme emri belgesi (ÖEB) ve muhasebe işlem fişinin (MİF) içerikleri e-belge anlayışı çerçevesinde değiştirilmiş olup ödeme emri belgesinde muhasebe kayıtlarına esas teşkil eden temel bilgiler yer alacaktır. Muhasebeleştirme işlemlerinde muhasebe kaydını gösterir belge sadece "Muhasebe İşlem Fişi" olacaktır. e-Belgeye ilişkin standart belge formatları www.sbr.gov.tr" adresi üzerinden yayınlanacaktır. Bütçe giderleri dahil harcama birimlerinden muhasebe birimlerine yapılacak tüm ödeme taleplerinde ödeme emri belgesi kullanılacaktır. 2. Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sisteminin kullanılmaya başlanması ile birlikte muhasebe birimi bazında dönem sonu işlemleri ile kapanış ve açılış kayıtları yapılmayacak, her bir kamu idaresi için dönem sonu işlemleri ile kapanış ve açılış kayıtları merkez muhasebe birimlerince yapılacaktır. 3. Kullanılacak defterler kamu idaresi bazında aşağıda açıklandığı şekilde tutulacak ve raporlanacaktır: Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sisteminin en temel özelliklerinden birisi, gerçekleşen mali işlemlerin mevcut sistemde olduğu gibi muhasebe birimi odaklı kaydedilmesinden vazgeçilerek, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun öngördüğü hesap verebilirlik ve mali saydamlığım tam olarak sağlanması amacıyla kamu idaresi bazında kayıtların tutulması uygulamasına geçilmesidir. Bu amaçla; a) Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinde tanımlı yevmiye defteri kamu idaresi bazlı olarak mali yılın başında "1" den başlayarak numaralandırılacak ve müteselsil olarak takip ettirilecektir. Muhasebe hizmetleri tek bir muhasebe birimince yürütülen kamu idarelerinde yevmiye defteri kullanımı bu şekilde olacaktır. Ancak, muhasebe hizmetleri merkez ve merkez dışı muhasebe birimlerince yürütülen kamu idareleri için yevmiye defteri merkezdeki muhasebe birimi nezdinde oluşacak, merkez dışı muhasebe birimleri kayıtlarını merkez muhasebe biriminde tutulan yevmiye defterine yapacaklardır. Ayrıca, bu muhasebe birimlerinin kendi iş sıralarını takip edebilmeleri için gerçekleşen her bir işleme muhasebe işlem numarası verilecek ve raporlaması yapılacaktır. b) Büyük defter sadece merkez muhasebe birimleri için kullanılacak merkez dışı muhasebe birimlerinde büyük defter tutulmayacaktır. c) Kasa defteri sadece merkez muhasebe birimleri için kullanılacak, merkez dışı muhasebe birimlerinde günlük kasa işlemleri ayrı bir numarayla kaydedilecek ve raporlanacaktır. d) Yardımcı hesap defteri kamu idaresi bazında tutulacak olup, her bir yardımcı hesap muhasebe biriminin ihtiyacı doğrultusunda raporlanabilecektir. e) Mizanlar sadece merkez muhasebe birimlerince düzenlenecek, merkez dışı muhasebe birimlerinin hesap dönemi işlemleri ayrıca raporlanacaktır. 4. "Alındı" belgesinde, otokopi kâğıdı yerine A4 kâğıda basılı bilgisayar çıktısı kullanılacaktır. Alındı belgesinin güvenliğini teminen tekil doğrulamayı sağlayacak şekilde tekil sıra numarası verilecektir. 5. Yeni muhasebe sistemi ile kurumların alacakları dosya bazlı takip edilecek olup; bu alacaklara ilişkin tahakkuk kayıtlarının olduğu izleme dosyası açılacak ve muhasebeye intikali sağlanacaktır. 6. Muhasebe kayıtlarında 830- Bütçe Giderleri Hesabı çalışan yevmiyelerde ay sonu işlemine gerek kalmaksızın, yevmiyelerin içinde 905- Ödenekli Giderler Hesabı borç, 903- Kullanılacak Ödenekler Hesabı alacak çalıştırılacaktır. 7. Yevmiye kayıtları müteselsil, tarih ve sıra numarasına göre kayıt altına alınacaktır. Bu çerçevede, mali işlemin fiili olarak gerçekleştiği tarih ile bu işleme ait muhasebe kaydının yapıldığı tarih arasında fark olduğunda. (Devlet Muhasebe Standartları 14 "Raporlama Tarihinden Sonraki Düzeltme Gerektiren Olaylar" bölümüne de uygun olarak) ilgili olduğu, dönemin malî raporuna yevmiye tarihinden bağımsız olarak yansıması sağlanacak ve her mali işlem ait olduğu ayın raporunda yer alacaktır. 8. Merkezi Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin 545 inci maddesi uyarınca, muhasebe yetkilileri arasındaki devir işlemlerinde düzenlenen "M.Y.M.Y. Örnek No:50 (1,2) mizan cetveli olarak değil "hesap dökümü" olarak kullanılacaktır. 9. Yeni sistemde muhasebe işlemleri harcama birimleri itibarıyla, kayıtlara alınacaktır. Muhasebe işlem fişlerinde sadece bir harcama birimine ait işlemlere yer verileceğinden, aynı kamu idaresine bağlı harcama birimleri arası taşınır devirleri, alacak devirleri, emanet devirleri işlemleri ile farklı muhasebe birimlerinde kayıtlı alacak ve emanetlere ilişkin yapılan tahsilat ve ödeme işlemlerinde 511- Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabı kullanılacaktır. Ayrıca, vergi daireleri adına, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerine hizmet veren diğer muhasebe birimlerince yapılan tahsilatlar ile vergi dairelerinden gelen ret ve iade ödemelerine ilişkin işlemlerde de 511- Muhasebe Birimleri Arası İşlemler Hesabının kullanımına devam edilecektir. 10. Yeni Devlet Muhasebesi Bilişim Sistemine "muhasebe.muhasebatgov.tr", Yeni Harcama Yönetim Sistemine "mys.muhasebat.gov.tr" internet adreslerinden erişim sağlanacaktır. Bilgilerini arz ve rica ederim. Naci AĞBAL Maliye Bakanı EK: Geçiş Takvimi (2 sayfa) DAĞITIM: 5018 sayılı Kanuna Ekli (I), (II), (III) Sayılı Cetvelde Yer Alan Kamu İdarelerine. 81 İl Valiliğine (Defterdarlık) Merkez Saymanlık Müdürlükleri