KEP adresi ve DETSİS kodu olmayan birimlere elektronik gönderim yapılmaması ile ilişkin kılavuz

T.C. TİCARET BAKANLIĞI Strateji Geliştirme Başkanlığı Sayı :E-19696635-010.03- Konu :Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Gönderimi Hakkında 29.06.2021 / 65096198 DAĞITIM YERLERİNE İlgi: a)10.06.2020 tarihli ve E-19696635-010.03-00054898898 sayılı yazımız. b) 02.03.2021 tarihli ve E-19696635-010.03-00061907543 sayılı yazımız. Bilindiği üzere; 10 Haziran 2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 09.06.2021 tarihli ve 2646 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararı ve bu karar eki "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik", ilgi (a) yazımız ekinde gönderilmiştir. T.C. Cumhurbaşkanlığı Bilgi ve Belge Yönetimi Daire Başkanlığından alınan elektronik posta iletisinde; 01 Temmuz 2020 tarihi itibarıyla yürürlüğe giren Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik ile birlikte belgelerin elektronik ortamda hazırlanması ve gönderilmesinin asli unsur haline getirildiği ifade edilerek, ilgi (b)'de kayıtlı yazmız ile Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik hükümleri kapsamında; Bakanlığımıza gönderilen elektronik posta iletisinde; Bakanlığımız birimlerince gönderilen evrakların hem Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı ile hem de ıslak imzalı nüshalarının gönderildiği belirtilerek, ıslak imzalı veya elektronik imzalı nüshalardan yalnızca bir tanesinin gönderilmesi konusunda uyarıda bulunulduğu ifade edilmiştir. Anılan Yönetmelikte; "Tanımlar ve kısaltmalar" başlığı altında yer alan 3 üncü maddesi (n) fıkrasında "Olağanüstü durum tanımında : Gerçekleşmesi hâlinde devleti veya kurumları olumsuz etkileyerek güvenlik zafiyeti oluşturabilecek veya uzun süreli elektrik kesintileri, donanım ve yazılım sorunları gibi teknik gerekçelerle EBYS'nin uzun süreli olarak çalışmamasından dolayı belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken durumları," aynı maddenin (t) fıkrasında ise "Zorunlu hâl tanımı ile : İlgili mevzuattaki özel hükümlere göre belgenin fiziksel ortamda hazırlanması gereken hâlleri, "hükmüne yer verilmiş; Söz konusu Yönetmeliğin "Resmî yazışma ortamları" başlığı altında yer alan 4 üncü maddesinde ise " (1) Kamu kurum ve kuruluşlarınca resmî yazışmalar, elektronik ortamda e-Yazışma Teknik Rehberi'ne uygun olarak hazırlanan ve güvenli elektronik imza ile imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgeler, elektronik ortamda muhatapları ile paylaşılır ve elektronik ortamda saklanır. Ayrıca güvenli elektronik imza ile imzalanan belgeler, çıktısı alınarak el yazısıyla atılan imza ile imzalanmaz ve fiziksel ortamda saklanmaz. (2) Zorunlu hâllerde veya olağanüstü durumlarda resmî yazışmalar, el yazısıyla imzalanan belgelerle yapılır. Bu belgelerin gönderilmesi ve saklanması fiziksel ortam şartlarına göre gerçekleştirilir." hükmüne yer verilmiştir. Diğer taraftan, yine anılan yönetmeliğin 30 uncu maddesinde de "Belgenin elektronik ortamda gönderilmesi ve alınması"na ilişkin işlemlere yer verilmiştir. Bu defa; yine yukarıda anılan makamca Bakanlığımıza gönderilen elektronik posta iletisinde ve şifahi görüşmelerde; Bakanlığımız birimlerince gönderilen evrakların hem Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hesabı ile, hem de ıslak imzalı nüshalarının hala gönderilmeye devam edildiği belirtilerek, ıslak imzalı veya elektronik imzalı nüshalardan yalnızca bir tanesinin gönderilmesi konusunda uyarıda bulunulmaktadır. Ayrıca ilgi (b) yazımızda ayrıntılarıyla yer verilen KEP iletisiyli ilgili yaşanan sıkıntılarla ilgili yapılan çalışmalarda, sorunların (EBYS) kullanıcılardan kaynaklandığı, (KEP) adresi ve Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS) kodu bulunmayan birim adreslerinin seçilerek gönderilmeye çalışılması sebebiyle yaşandığı tespit edilmiştir. Başkanlığımızca, belge oluşturma aşamasında yönlendirici olması ve kolaylık sağlaması açısından, doğru kurum ve kuruluşların seçilerek (KEP) ile gönderilen belgelerin işlemlerinin doğru yapılmasının sağlanması amacıyla kilavuz niteliğinde oluşturulan belge de yazımız ekinde gönderilmiştir. Bu kapsamda; yukarıda değinilen hususlar hakkında, Bakanlığımız EBYS kullanıcıları tarafından azami dikkat ve özen gösterilmesi, yapılan yazışmalar ile ilgili herhangi bir gecikme ve aksaklık yaşanmaması, iş ve işlemlerin sağlıklı yürütülebilmesi amacıyla, gerekli bilgilendirmenin yapılması önem arz etmektedir. Bilgilerini ve gereğini arz/rica ederim. Devlet Selim PASLI Bakan a. Strateji Geliştirme Başkanı Ek: Kamu Kurumlarıyla Kep ile Yapılacak Yazışmalar Dağıtım: Tüm Merkez Teşkilatı Tüm Gümrük, Ticaret Müşavirlik, Ataşelik ve Ofisleri Tüm Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlükleri Tüm Serbest Bölge Müdürlükleri 81 İl Valiliği (Ticaret İl Müdürlüğü) Kamu Kurumlarıyla Kep ile Yapılacak Yazışmalarda Dikkat Edilmesi Gereken Hususlar 1. Bir kamu kurumunun Kurum Kimlik Kodu=Kurum Kimlik Kodu=Detsis Kodu, Kep adresi vb. bilgiler nasıl öğrenilir? https://www.kaysis.gov.tr/ adresine herhangi bir internet tarayıcısı üzerinden erişerek ilgili kurumun adı ile arama yapılarak tüm detaylarına ulaşılabilir. 2. Kep iletilerinin reddedilmemesi için yapılması gereken adımlar nelerdir? Kep ile gönderilecek belge oluşturulurken dikkat edilmesi gereken en önemli unsur alıcı kurumun (DETSİS Kodu) Kurum Kimlik Kodu dolu olan kaydın seçilmesidir. Eğer DETİSİS kodu alanı boş bir alıcı seçilerek belge oluşturulup kep ile gönderilirse, kep iletisi karşı kurum tarafından reddedilebilir. Kolaylık olması açısından; · Yeni Taslak> Dağıtım alanında DETSİS Kodu bilgisi ile arama yapılır ve seçilir. · Dağıtım> Arama> Birim Arama> Birim Türü "Diğer Kamu Kurumu" alanından alıcı kurumun adı, Kurum Kimlik Kodu bilgisi vb. bilgiler ile arama yaparak DETSİS Kodu ve Kep adresi alanı dolu olan kayıtlar özellikle seçilmelidir. 3. Alıcı kurumun kep adresi kayıtlı değilse aşağıdaki yöntem izlenerek ilgili alıcı kuruma kep adresi tanımlanabilir. Bu yetki tüm kep gönderimi yapan evrak personellerinde mevcuttur. Kep adresi tanımlı olmayan alıcı seçilerek oluşturulan bir belge olduğunu varsayarsak, ilgili belge seçilerek Sağ tuş> Kep ile gönder işlemi uygulanır. İlgili ekranda "Belgeler" alanından belge seçilir. Belgeye ait alıcı sağ kısımda görüntülenir. Alıcı kurumun alt kısmında bulunan "Kep Adreslerini Güncelle" tuşu yardımı ile kep adresi eklenecek alan görüntülenir. Kep adresi yazılarak "Ekle" işlemi uygulanır. Son olarak "Kaydet" tuşuna basılarak işlem tamamlanır.