Personel izin ve rapor işlemlerinde sisteme veri girişi yapılması raporların kontrol ve takip edilmesi ile yapılması gereken işlemler

T.C. TİCARET BAKANLIĞI Personel Genel Müdürlüğü Sayı :E-81766081-903.05-00117312629 Konu :İzin ve Rapor İşlemleri 31.12.2025 / 117312629 DAĞITIM YERLERİNE Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreterliği Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü'nde yapılan toplantıda, Devlet Memurlarının hastalık raporları ile hastalık ve refakat izin kullanım oranlarında kayda değer bir artış yaşandığı ve bu kapsamda kamu hizmetlerinin aksatılmadan yürütülmesi ve uygulamada birliğin sağlanması amacıyla Devlet Memurlarınca alınan her türlü rapor ve izinlerin bundan böyle tüm kamu kurum ve kuruluşları tarafından düzenli olarak takip edilmesi gerektiği ifade edilmiştir. Bu doğrultuda Bakanlığımız personelinin almış olduğu her türlü izin ve sağlık raporlarının ilgili birimlerce takibi, söz konusu raporların geçerliliğine ilişkin bir tereddüt olması halinde ise takip edilmesi gereken usûl ve esaslar hakkında bilgilendirme yapılması gereği hasıl olmuştur. Malumları olduğu üzere, 657 sayılı Kanun kapsamında yer alan devlet memurlarının hastalık raporlarının hangi hâllerde, hangi hekimler veya sağlık kurulları tarafından verileceği, raporların süreleri ile hastalık ve refakat iznine ilişkin usûl ve esaslar "Devlet Memurlarına Verilecek Hastalık Raporları ile Hastalık ve Refakat İznine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" ile düzenlenmiştir. Söz konusu Yönetmelik ile; Memurlara hastalık raporlarında gösterilen süreler kadar hastalık izninin verileceği, hastalık izninin memurun görev yaptığı kurum veya kuruluşun izin vermeye yetkili kıldığı birim amirlerince (Geçici görev veya vekâlet sebebiyle diğer kurumlarda görevli memurlara görev yaptıkları kurumların izin vermeye yetkili amirlerince) verileceği, kamu hizmetlerinde aksamaya yol açılmaması için, hastalık raporlarının aslının veya bir örneğinin en geç raporun düzenlendiği günü takip eden günün mesai saati bitimine kadar elektronik ortamda veya uygun yollarla bağlı olunan disiplin amirine intikal ettirileceği; örneği gönderilmiş ise, rapor süresi sonunda raporun aslının teslim edilmesinin zorunlu olduğu hüküm altına alınmıştır. Anılan Yönetmelik ile belirlenen söz konusu hususlara uyulmaksızın alınan hastalık raporlarına dayanılarak hastalık izninin verilemeyeceği ve bu durumun memura yazılı olarak bildirileceği, yapılan bu bildirim üzerine memurun, bildirimin yapıldığı günü takip eden gün göreve gelmekle yükümlü olduğuna, bildirim yapıldığı hâlde görevlerine başlamayan memurların izinsiz ve özürsüz olarak görevlerini terk etmiş sayılacağı ve haklarında 657 sayılı Kanun ve özel kanunların ilgili hükümleri uyarınca işlem yapılacağına hükmedilmiştir. Öte yandan, hastalık raporlarının fenne aykırı olduğu konusunda tereddüt bulunması hâlinde, memurun hastalık izni kullanıyor sayılmakla birlikte Sağlık Bakanlığınca belirlenen ve memurun bulunduğu yere yakın bir hakem hastaneye sevk edileceği ve sonucuna göre işlem yapılacağı da hüküm altına alınmıştır. Yukarıda yer verilen Yönetmelik hükümleri çerçevesinde, kamu hizmetlerinin aksatılmadan yürütülmesi hususuna azami dikkat gösterilerek personelin almış olduğu raporların takibi ve mevzuata uygunluğu açısından disiplin amirlerinin de sorumlu olacağı hususları göz önünde bulundurularak Birimlerinizce yapılacak iş ve işlemlerin aşağıda belirtilen esaslar doğrultusunda yürütülmesi önem arz etmektedir. · Biriminizde görevli personel tarafından alınan her türlü sağlık raporlarının Genel Müdürlüğümüzce anlık takip edilmesi amacıyla Biriminizde yetkili personel tarafından ivedilikle Bakanlığımız İnsan Kaynakları Bilgi Sistemine (İKBS) veri girişinin yapılması, · Merkez ve taşra teşkilatında görev yapan personele ait hastalık raporlarının bir örneğinin Genel Müdürlüğümüze gecikmeksizin iletilmesi, · E-Rapor sistemi üzerinden e-imzalı şekilde oluşturulan tüm raporların, anılan sistem üzerinden birimlerce doğrulanması, Bakanlık personeli tarafından alınan her türlü sağlık raporlarının mezkûr Yönetmeliğin yukarıda yer verilen hükümlere uygunluğunun ilgili birimlerce değerlendirilmesi, · İbraz edilen raporların şekil ve içerik açısından değerlendirilmesi neticesinde raporun sıhhati veya fenne uygunluğu konusunda tereddüt hasıl olması durumunda veya ilgili disiplin amirince gerek görülmesi halinde, ibraz edilen rapor süresi sona ermeden İl Sağlık Müdürlüğü'ne derhal resmi yazı yazılmak suretiyle hakem hastaneye sevk edilmesi gerekmektedir. Konuya dair gereken özen ve hassasiyetin gösterilmesi hususunda bilgilerini ve gereğini arz/rica ederim. Yasin AYDOĞAN Personel Genel Müdürü Dağıtım: Tüm Merkez Teşkilatı Tüm Serbest Bölge Müdürlükleri Tüm Gümrük ve Dış Ticaret Bölge Müdürlükleri NB